Archivage autonome
Les propriétaires archivent les sites Teams et SharePoint dont ils n'ont plus besoin en quelques clics, fermant tous les partages et droits d'accès du même coup.
Les sites Teams et SharePoint inutilisés sont rarement désactivés. Les outils pour les archiver existent pourtant déjà mais les TI ont besoin de connaître le contexte d'affaires pour déterminer s'ils peuvent les utiliser en toute sécurité. Ils restent alors toujours accessibles et exposent les données indéfiniment, simplement parce que personne n'a la responsabilité de faire le ménage.
en dépenses de stockage récurrentes, pour seulement 50 To de surplus
Analyse MondataLorsqu'un site approche de sa date d'expiration, basée sur l'inactivité ou la date de création, le propriétaire est invité par un message dans Microsoft Teams à le prolonger ou à l'archiver. L'archivage exige que le propriétaire confirme cette étape. Lorsque Microsoft 365 Archive est configuré, le site passe directement dans ce niveau de stockage à froid. Sinon, WeActis retire l'accès immédiatement via son propre processus d'archivage et met le site en attente pour que les administrateurs le révisent et le suppriment selon la politique en vigueur. Dans tous les cas, les anciens propriétaires perdent l'accès dès que l'archivage est confirmé.
Si un propriétaire ne contrôle pas tous les canaux privés ou partagés d'un site Teams qu'il archive, WeActis le vérifie dès le départ et propose des parcours guidés.
Microsoft 365 Archive permet d'économiser jusqu'à 75 % de vos coûts de stockage SharePoint additionnels, sans même supprimer de données.
Archivez en quelques clics
L'inactivité d'un site est un signal. Seul le propriétaire sait quoi en faire.
Un site inactif peut contenir des informations encore importantes et un site achalandé peut être rempli de brouillons périmés. Seul le propriétaire sait réellement ce qu'il en est, c'est pourquoi mieux vaut lui confier les décisions d'archivage plutôt que de s'en remettre à une politique globale telle que celle proposée par SharePoint Advanced Management pour les sites inactifs.
Les questions qu'on nous pose souvent
Que se passe-t-il quand un site est archivé avec WeActis ?
Lorsque Microsoft 365 Archive est configuré, le site passe en stockage à froid à 0,05 $/Go/mois. Lorsqu'il ne l'est pas, WeActis supprime immédiatement tous les accès via son propre flux opérationnel et place la ressource en file d'attente pour révision par les admins. Dans tous les cas, chaque partage et droit d'accès est révoqué en une seule opération.
Comment WeActis déclenche-t-il le flux opérationnel d'archivage ?
Lorsqu'une ressource approche de sa date d'expiration (basée sur l'inactivité ou la date de création), le propriétaire est invité dans Microsoft Teams à prolonger la ressource ou à l'archiver. L'archivage nécessite une confirmation claire du propriétaire.
Que faire si un propriétaire ne contrôle pas tous les canaux d'une Team ?
WeActis valide la propriété des canaux en amont, avant de démarrer le flux opérationnel d'archivage. Si différents propriétaires sont identifiés, WeActis propose un accompagnement étape par étape pour résoudre les problèmes avant d'archiver : de cette manière, aucun contenu ne reste orphelin.
Pourquoi laisser les propriétaires décider plutôt qu'automatiser l'archivage ?
L'inactivité seule n'est pas un signal fiable. Un site inactif peut encore contenir des informations importantes pour un contrat en cours, un dossier juridique ou un projet clé. Cela demande une capacité de discernement qui ne peut être intégrée à une règle globale automatisée. Seul le propriétaire sait si le contenu est encore nécessaire.
L'archivage WeActis est-il identique au bouton Archiver de Microsoft Teams ?
Non. Le bouton Archiver natif de Teams met une équipe en lecture seule, mais laisse le site SharePoint sous-jacent entièrement actif : le stockage n'est pas réduit et les autorisations existantes restent en place. L'archivage WeActis déplace le contenu vers Microsoft 365 Archive en stockage à froid et révoque chaque partage et droit d'accès en une seule opération.
Comment WeActis s'intègre-t-il à Microsoft 365 Archive pour le stockage à froid ?
WeActis se connecte directement à Microsoft 365 Archive. Lorsqu'un propriétaire confirme l'archivage, WeActis déplace le site vers le niveau de stockage à froid M365 Archive, réduisant les coûts de stockage jusqu'à 75 % tout en maintenant le contenu consultable et restaurable si nécessaire.
Quelle est la différence de coût entre stockage actif et archivé dans Microsoft 365 ?
Le stockage SharePoint actif coûte environ 0,20 $/Go/mois pour les dépassements de stockage standard. Le stockage à froid Microsoft 365 Archive coûte 0,05 $/Go/mois, une réduction de 75 %. Pour un dépassement de 50 To, cela représente environ 90 000 $ d'économies annuelles.
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Voyez à quel point il est simple pour un propriétaire de données de passer à l'action directement dans Microsoft Teams, sans nouvelle plateforme à apprendre.