Réduire les coûts de stockage SharePoint
Laissez les personnes qui ont créé le contenu décider ce qui doit être stocké à froid et réduisez la facture sans risque de supprimer ce qui est encore utilisé.
Depuis dix ans, les mêmes données sont sources de litiges entre deux services d'une même entreprise.
Les TI regardent la facture de stockage grimper chaque trimestre, sachant que l'essentiel est payé pour du contenu que personne n'utilise ni même ne se rappelle. Le service juridique et la conformité ont besoin de conserver ce même contenu, au cas où quelqu'un le demanderait des années plus tard. Les deux ont raison. Et pendant qu'ils se disputent, la facture continue de grimper.
Les TI ont alors hérité d'une question plus difficile : quoi archiver ?
Microsoft 365 Archive a intégré un niveau de stockage à froid directement dans SharePoint. Les sites archivés demeurent dans le tenant, peuvent être consultés et sont à la portée de l'eDiscovery et de la commande de rétention Purview. Cela revient à environ le quart du coût du stockage actif (0,05 $/Go contre 0,20 $/Go). La conformité conserve chaque octet, les TI paient beaucoup moins. L'aspect économique est réglé. En revanche, ce à quoi aucune console d'administration ne peut répondre, c'est la pertinence de déplacement des sites : le rapport par défaut sur la dernière activité qui influence la décision peut être erroné.
Inactif ne veut pas dire mort.
Un contrat de service sur le Master qui n'aurait pas été ouvert depuis trois ans peut encore définir les modalités d'indemnisation d'un contrat qui court jusqu'en 2031. Un rapport de dernière activité l'archiverait quand même.
Actif ne veut pas dire important
Un site fréquenté chaque jour peut être rempli de brouillons dupliqués, de tarifs expirés et de fichiers personnels de travail qui n'auraient jamais dû exister.
Seul le propriétaire le sait
Le gestionnaire de contrats, l'ingénieur en R&D, le chargé de projet savent ce qui fait encore autorité. Aucun d'eux n'ouvrira jamais le centre d'administration SharePoint.
Impliquez le propriétaire des données dans la décision d'archivage.
WeActis est une application Microsoft Teams qui révèle les données que chaque employé possède réellement et pose la seule question qui compte : est-ce encore pertinent pour l'entreprise, ou peut-on l'archiver ? Le propriétaire des données peut signaler, en quelques clics, quels sites peuvent être archivés, puisqu'il détient le contexte d'affaires sur ce qui est encore nécessaire.
Le propriétaire décide, dans Teams
La seule personne qui sait si un site fait encore autorité confirme ce qui reste actif et ce qui va au stockage à froid.
Les TI obtiennent un dossier défendable
Chaque décision d'archivage est associée à une personne nommée et à un horodatage, pour que la courbe de stockage finisse par s'infléchir et que le choix soit vérifiable.
La conformité obtient des preuves
La stratégie de rétention se fait alors en continu et n'est plus une simple réglementation à appliquer. Le contenu archivé reste à portée de l'eDiscovery et de Purview.
Les propriétaires décident de ce qui va au stockage à froid
La pertinence d'affaires, pas une politique TI générale.
Les questions qu'on nous pose souvent
Comment WeActis réduit-il les coûts de stockage SharePoint ?
WeActis s'intègre à Microsoft 365 Archive et laisse les propriétaires de ressources déplacer les sites Teams et SharePoint dont ils n'ont plus besoin vers le stockage à froid, à 0,05 $/Go/mois au lieu de 0,20 $/Go/mois pour le stockage actif. La décision d'archiver appartient à la personne qui sait si le contenu est toujours utilisé.
Pourquoi ne pas simplement archiver automatiquement les sites SharePoint dormants ?
L'inactivité seule n'est pas un signal fiable. Un site inactif peut encore être utile pour un contrat, un dossier juridique ou un projet clé : aucune règle automatisée ne peut tenir compte de cet aspect. WeActis achemine la décision d'archivage au propriétaire, afin que rien d'encore utile ne soit déplacé dans le stockage à froid.
Qui décide de ce qui est archivé avec WeActis ?
Les personnes qui ont créé le contenu, pas le TI. WeActis signale dans Microsoft Teams aux propriétaires qu'un de leurs sites approche de sa date d'expiration. Ils reçoivent également le contexte et les outils leur permettant d'archiver, de prolonger ou de signaler la ressource pour qu'elle soit révisée par le TI.
Quelle peut être l'ampleur des économies de stockage avec WeActis ?
Significatives et récurrentes. Un dépassement de 50 To à 0,20 $/Go coûte environ 120 000 $/an en stockage actif. Archivé à 0,05 $/Go, les mêmes données coûtent 30 000 $/an soit une réduction de 90 000 $ par an. WeActis pointe le problème, les propriétaires le corrigent.
Quelle est la différence de prix entre stockage actif et archivé dans Microsoft 365 ?
Le stockage SharePoint actif coûte environ 0,20 $/Go/mois pour les dépassements au-delà de votre stockage M365 inclus. Le stockage à froid de Microsoft 365 coûte 0,05 $/Go/mois soit une réduction de 75 %. Le contenu archivé reste consultable et peut être restauré si nécessaire.
WeActis utilise-t-il Microsoft 365 Archive, ou dispose-t-il de son propre stockage à froid ?
WeActis s'intègre directement à Microsoft 365 Archive, le niveau de stockage à froid natif de Microsoft pour SharePoint. WeActis gère l'engagement des propriétaires et le flux opérationnel ; M365 Archive fournit l'infrastructure de stockage. Là où M365 Archive n'est pas encore configuré, WeActis peut supprimer les accès immédiatement et mettre la ressource en file d'attente pour révision admin.
Découvrez tout ce que WeActis peut faire
- Réduire le sur-partage
- Préparation à l'IA
- Alléger la charge des TI
- Réduire les coûts SharePoint
- Éviter les délais DLP
Découvrez la réduction des coûts SharePoint par vous-même.
Voyez à quel point il est simple pour un propriétaire de données de passer à l'action directement dans Microsoft Teams, sans nouvelle plateforme à apprendre.